Dokumente digital verwalten

Dokumente finden – statt danach zu suchen

Dokumente liegen häufig an verschiedenen Stellen: auf Netzlaufwerken, in E-Mails, auf einzelnen Arbeitsplätzen oder noch auf Papier.

Dann entsteht schnell die Frage:

Wo liegt die aktuelle Version – und wer darf eigentlich darauf zugreifen?

DMS-Bedarf gemeinsam prüfen

Wie finden Ihre Mitarbeiter heute ein Dokument?

Ein Dokumenten-Management-System (DMS) schafft eine zentrale Struktur für digitale Dokumente.

Dabei geht es nicht nur darum, Dateien an einem anderen Ort zu speichern. Ein DMS kann Dokumente systematisch ablegen, auffindbar machen, Zugriffe steuern und Arbeitsabläufe unterstützen.

Was soll sich im Alltag verbessern?

Die Lösung sollte zu Ihren tatsächlichen Arbeitsprozessen passen.

Dokumente zentral ablegen

Dokumente zentral ablegen und Informationen schneller wiederfinden.

Informationen finden

Informationen schneller wiederfinden und dort verfügbar machen, wo sie benötigt werden.

Zugriffe kontrollieren

Zugriffe kontrollieren und unterschiedliche Anforderungen an Sicherheit berücksichtigen.

Versionen verwalten

Versionen nachvollziehbar verwalten und Bearbeitungsstände transparent halten.

Digital weiterleiten

Dokumente digital weiterleiten und papierbasierte Abläufe reduzieren.

Aufbewahrung berücksichtigen

Aufbewahrungsanforderungen bei der digitalen Dokumentenverwaltung berücksichtigen.

Braucht jedes Dokument denselben Prozess?

Nein. Rechnungen, Verträge, Personalunterlagen oder Projektdokumente können unterschiedliche Anforderungen an Zugriff, Aufbewahrung und Bearbeitung haben.

Deshalb sollte vor der Einführung geklärt werden, welche Dokumente wie verarbeitet werden und wer damit arbeitet.

DMS ist mehr als nur ein digitales Archiv

Der eigentliche Mehrwert entsteht, wenn Dokumente mit Arbeitsabläufen verbunden werden.

Ein Dokument kann beispielsweise nach dem Eingang automatisch einem definierten Prozess zugeführt werden, statt dass Mitarbeiter es manuell weiterreichen müssen.

Dabei muss das DMS in Ihre bestehende IT-Umgebung und Ihre Anforderungen an Zugriff und Sicherheit passen.

Was haben Sie davon?

Ihre Mitarbeiter verbringen weniger Zeit mit der Suche und können Informationen schneller dort finden, wo sie benötigt werden.

COMLAB unterstützt bei der Auswahl, Einrichtung und Integration eines DMS und betrachtet dabei nicht nur die Software, sondern auch die bestehenden Prozesse und die IT-Umgebung.

Digitale Dokumentenverwaltung bedeutet deshalb nicht einfach nur weniger Papier. Sie soll vor allem dafür sorgen, dass Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sind.